Solmu Technologies Oy
Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Solmu Technologies Oy
Laakerikuja 6 C10, 90620 Oulu

2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Jarkko Kaleva
ohjelmistokehittäjä, tietosuojavastaava
jarkko.kaleva@solmutech.fi
Puh. +358 44 799 3040

3. Rekisterin nimi

Solmu Technologies Oy:n asiakas- ja viestintärekisteri

4. Käyttötarkoitus ja käsittelyperuste

Solmu Technologies Oy käyttää keräämiään tietoja asiakassuhteiden ylläpitoon sekä muihin vastaaviin tarkoituksiin. Tietoja käytetään myös palvelun kehittämiseen. Henkilötietoja käytetään mm.:

• Palvelun tarjoamiseen

• Asiakassuhteen hoitaminen ja hallinnointi. Palvelun toteuttaminen, käyttäjän tunnistaminen ja palvelun käyttäjäystävällisyyden mahdollistaminen

• Tukipyynnöt ja asiakaspalvelu

• Palveluvalintojen toteuttaminen

• Väärinkäytösten ehkäisy

• Tietoturvan ja lakisääteisten velvollisuuksien toteuttaminen

• Palvelun kehittäminen

• Palvelun kehittäminen ja käyttäjäkokemuksen parantaminen

• Kyselyt (esim. asiakaskyselyt) ja tutkimukset

• Asiakasviestintä ja markkinointi

• Asiakasviestintä (esim. tiedotteet ja uutiskirjeet)

5. Rekisterin tietosisältö

Solmu Technologies Oy on sitoutunut noudattamaan Suomen henkilötietolakia (523/1999), tietoyhteiskuntakaarta (917/2014) sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä, joka liittyy käyttäjien yksityisyyteen. Solmu Technologies Oy käsittelee henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

• Nimi *

• Yritys *

• Puhelinnumero *

• Sähköpostiosoite *

• Yritystiedot ja laskutustiedot (vain asiakkailta)

  • Y-tunnus *

  • Laskutustiedot *

  • Tilaustiedot (tuotteet)

  • Laskutustapa

  • Laskutuskausi

  • Laskutusosoite

  • Mahdolliset muut tiedot, esim. laskutusviite

• Asiakaskäyttäytymistiedot (luvat, suostumukset ja tietoja kieli- sekä muista

• vastaavista valinnoista)

• Suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin

• Asiakkaalta saadut muut tiedot (esim. intressit, arvonta- ja kilpailuvastaukset,

• asiakaspalautteet)

• IP-osoite (uutiskirjeen tilaajat, kyselyihin vastanneet)

* Vain nämä tiedot ovat pakollisia

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Solmu Technologiesin tietovarannot käsittävät toiminnan tarpeista määrittyneet ja hallinnollisista syistä johdetut tietojen kokonaisuudet, joita tarvitaan Solmu Technologiesin toiminnan ylläpitämisessä. Tiedot saadaan pääsääntöisesti palvelun tilauksen, verkkolomakkeiden sekä kokeiluversion tilausten yhteydessä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Solmu Technologiesin rekisterissä olevia tietoja käytetään vain Solmu Technologiesin asiakasviestintää, markkinointia ja viestintää varten. Asiakastietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen eikä Solmu Technologies koskaan lainaa, vuokraa tai myy tietoja kolmansille osapuolille.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Solmu Technologiesin tietoturvaan liittyvät toiminnot noudattavat Suomen ja EU:n lainsäädäntöä sekä viranomaismääräyksiä. Solmu Technologiesin palvelun tiedot sijaitsevat EU:n sisäisillä turvallisilla palvelimilla. Palvelinkeskuksen tilat täyttävät Viestintäviraston korkeimman tärkeysluokan 1 vaatimukset: Viestintävirasto 54 B/2014 M (Määräys viestintäverkkojen ja -palvelujen varmistamisesta sekä viestintäverkkojen synkronoinnista).

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Solmu Technologiesissa kiinnitetään huomiota tietoturvaan ja tietosuojaan elinkaariajattelumallia hyödyntäen. Palvelumme ja sitä myötä henkilötietojen käsittely on otettu huomioon palvelujen suunnittelussa, toteutuksessa, kehittämisessä sekä ylläpidossa. Solmu Technologiesilla on käytössään turvallisiksi todetut tekniset, fyysiset ja hallinnolliset suojauskeinot. Tällaisia ovat muun muassa palomuurit, salaustekniikat ja turvallisten laitetilojen käyttö. Tietoturvasta ja tietosuojasta huolehtivat siihen erikseen koulutetut ja nimetyt henkilöt. Henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin on pääsy vain nimetyille henkilöille, jotka työssään tarvitsevat kyseisiä tietoja.

Solmu Technologies toteuttaa tietoturvaa ja tietosuojaa ennalta ehkäisevän riskienhallinnan periaattein, jossa huomioidaan elinkaariajattelu aina palvelun suunnittelusta ylläpitoon. Tietojen väärinkäytöksiin ja muihin riskeihin varaudutaan huomioimalla suojattavan tiedon luonne sekä riskin todennäköisyys.

Solmu Technologies käyttää ulkoisia palveluntarjoajia, joilla ei ole pääsyä Solmu Technologiesin sisältämiin henkilötietoihin. Kaikkien Solmu Technologiesin kanssa toimivien palveluntarjoajien kanssa huolehditaan sopimus- tai muilla järjestelyillä siitä, että yhteistyö tapahtuu tietoturva ja tietosuoja huomioiden.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on lain mukaan oikeus tarkistaa Solmu Technologiesin hänestä hallussa olevat tiedot. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti: info@solmutech.fi. Pyynnön tekijän tunnistamiseksi pyyntö tulee lähettää samasta sähköpostiosoitteesta, joka liittyy pyyntöä koskevaan asiakastiliin.

Tiedon korjaamis- ja poistamisoikeus

Rekisteröidyllä on lain mukaan oikeus pyytää korjaamaan, poistamaan tai täydentämään Solmu Technologiessilla hänestä hallussa olevia tietoja. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti: info@solmutech.fi. Pyynnön tekijän tunnistamiseksi pyyntö tulee lähettää samasta sähköpostiosoitteesta, joka liittyy pyyntöä koskevaan asiakastiliin. Solmu Technologies voi myös korjata, poistaa tai täydentää tietoja itse.

Rekisteröity voi myös kieltää Solmu Technologiesia käyttämästä itseä koskevia tietoja asiakasviestintää, markkinointia sekä asiakastyytyväisyys- ja muita tutkimuksia varten. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti: info@solmutech.fi. Pyynnön tekijän tunnistamiseksi pyyntö tulee lähettää samasta sähköpostiosoitteesta, joka liittyy pyyntöä koskevaan asiakastiliin. Laskutustiedot säilytetään sopimuskauden ajan, jonka jälkeen ne poistetaan.

Perumis- ja siirto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus perua henkilötietojensa käsittelyyn antamansa suostumus. Hänellä on myös oikeus saada siirrettyä henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Solmu Technologies ei vastaa tietojen luovutusmuodon yhteensopivuudesta toisen rekisterinpitäjän järjestelmän kanssa.

Rajoittamis-, vastustus- ja valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista, jos henkilötiedot ovat virheellisiä, jos tietoja ei enää tarvita tai käsittely tapahtuu vastoin lakia.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, jos käsittelylle ei ole merkittävää syytä, joka syrjäyttää rekisteröidyn oikeudet. Merkittävä syy voi olla esim. oikeudellinen vaade.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle mikäli hän katsoo, että Solmu Technologies ei ole käsitellyt henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11. Evästeiden käyttö

Eväste on nimettömän tunnistetiedon sisältämä tiedosto, joka tallennetaan käyttäjän selaimeen. Tunnistetietoa käytetään palveluissa selainten yksilöintiin ja palvelujen käytön seurantaan. Solmu Technologies kerää käyttäjän päätelaitetta käsitteleviä tietoja evästeiden avulla. Näin saadaan tietoa siitä milloin ja miten verkkopalveluja käytetään. Tiedon avulla palveluja voidaan kehittää käyttäjäystävällisemmäksi. Huomioitavaa on, että evästeiden käyttö ei tallenna tietoja, joiden perusteella käyttäjät voidaan tunnistaa tai yksilöidä.

Evästeet eivät vaikuta tietoturvaan, eivätkä levitä haittaohjelmia tai viruksia. Sivustolla vierailemalla kävijä hyväksyy evästeiden käytön.

Solmu Technologiesin käyttämät evästeet:

Google Analytics

Web-analytiikkajärjestelmän eväste, jolla lasketaan sivustojen kävijämääriä. Evästeeseen voidaan yhdistää tietoja mm. kävijän kampanjaan osallistumisesta sekä asioinnista Creamailerin verkkopalvelussa. Käyttäjä ei ole tunnistettavissa evästeeseen liitettävien tietojen perusteella.

Evästeen säilytysaika: Enintään 2 vuotta

Google AdWords

Eväste, jota käytetään mm. mainonnan uudelleen kohdentamiseen Googlen mainosverkostoissa. Evästeeseen yhdistetään kävijän selailuhistoriaa. Käyttäjä ei ole tunnistettavissa evästeeseen liitettävien tietojen perusteella.

Evästeen säilytysaika: Enintään 2 vuotta

12. Tietosuojaseloste

Solmu Technologiesilla on oikeus muuttaa tietosuojaselostetta päivittämällä tätä sivua.

13. Uutiskirjeet, kyselyt ja tapahtumailmoittautuminen

Solmu Technologies julkaisee uutiskirjettä käyttämällä creamailer palvelua, jonka voi tilata täältä. Uutiskirje lähetetään asiakkaille ja sen tilanneille. Uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä vain sähköpostiosoitteen antaminen on pakollista. Uutiskirjeissä kerätään tietoa niiden avauksista ja klikkauksista, joita käytetään mm. viestinnän onnistumisen seurantaan.

Tietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeellista uutiskirjeen lähettämiseksi, eli vastaanottaja peruu uutiskirjeen tilauksen tai palvelu lakkaa olemasta.

Uutiskirjeen tilaajalla on mahdollisuus perua uutiskirjeen tilaus jokaisesta uutiskirjeestä löytyvästä Poistu postituslistalta -linkistä. Uutiskirjeen peruneen henkilön yksilöivät tiedot poistuvat Solmu Technologiesin järjestelmästä perumisen yhteydessä välittömästi.

Solmu Technologiesin kyselyvastaukset sekä tapahtumailmoittautumiset tallentuvat creamaileriin. Kyselyvastauksia ja tapahtumailmoittautumisia säilytetään niiden käsittelyyn tarvittava aika, jonka jälkeen tiedot poistetaan.